Via Reddit:
[I]k heb een bericht ontvangen van een incassobureau die graag wat geld willen innen namens mijn vorige warmte leverancier. Nu wil het zo zijn dat de factuur die zij eerder gestuurd hebben, niet is aangekomen door een fout in de mailconfiguratie aan hun kant. Ik ben het daarom ook niet eens met de extra incasso kosten. Wat kan ik hiermee?
De vraagsteller verduidelijkt verderop wat er misgegaan is. Hij gebruikt Microsoft’s maildienst, en deze controleert tegenwoordig streng op de DKIM en SPF informatie die in mails aanwezig hoort te zijn. Deze geven aan van wie mail echt afkomstig is, en als deze niet goed staat dan komt de mail niet aan.
Al decennia roepen juristen (terecht) dat het spamfilter het risico van de ontvanger is. Maar door deze nadruk op technische kwaliteitsstandaarden kun je wel vraagtekens stellen bij deze uitspraak tegenwoordig. Een spamfilter is onmisbaar, sterker nog is onvermijdelijk want je emailprovider die doet dat gewoon. En DKIM en SPF zijn nuttige indicatoren, dus die kijkt daar naar.
Ik kan er juridisch niet de vinger op leggen waar dit precies zit, maar ergens ligt een grens van “de mailprovider mag kijken naar eventueel X” en “de afzender moet X gewoon goed instellen”. Bij dat laatste spreken we van een configuratiefout: het is logisch dat zo’n mail niet aankomt, en dat kun je de ontvanger niet verwijten.
Het enige tegenargument voor het incassobureau is nog dat nergens staat dat het verplicht is om DKIM/SPF te hanteren. Maar anno 2025 is dit wel een redelijk breed gedragen consensus, en dat ís nou net hoe men op internet dingen “verplicht” stelt. Doe mee of je doet niet meer mee.
Ik durf ondertussen wel te stellen dat wie mails zonder DKIM/SPF verstuurt, voor eigen risico opereert. Dit hoor je te weten als ict-dienstverlener (de leverancier van het incassobureau dus), en het dan niet aanzetten kun je de beoogde ontvanger niet verwijten.
Specifiek bij consumentenrecht speelt er nog een discussie. Voordat je incassokosten mag rekenen, moet je de zogeheten 14-dagenbrief hebben gestuurd (art. 6:96 lid 6 BW).
Voordat u aanspraak kunt maken op vergoeding van de incassokosten moet u uw debiteur een ‘14 dagenbrief’ sturen, waarin u hem de gelegenheid geeft om zonder kostenverhoging alsnog te betalen. In die brief moet u dus aanzeggen dat hij na het verstrijken van die 14 dagentermijn buitengerechtelijke incassokosten is verschuldigd. En moet u melden hoe hoog die incassokosten precies zijn.
Een discussiepunt hierbij is of deze ook per e-mail mag. Het Hof ‘s-Hertogenbosch oordeelde in 2017 dat dat inderdaad mag, vooral omdat er in het wetsartikel niet expliciet staat dat het schriftelijk moet.
Arnoud
