De inhoud van je (zakelijke) mailbox is aan te merken als persoonsgegevens, zodat je inzagerecht (en kopierecht) er op van toepassing is. Dat oordeelde het Franse Cour de Cassation, de hoogste Franse rechtbank onlangs. Wel moet de werkgever bij inzageverzoeken rekening houden met (privacy-)belangen van anderen.
Met enige regelmaat krijg ik vragen van werknemers die in een arbeidsgeschil zitten en dan de AVG willen inzetten om bijvoorbeeld bewijs te vergaren. Het is al een tijdje discussie wat in die context precies een ‘persoonsgegeven’ is: de metadata (jouw mailadres en met wie je mailde zeg maar), de passages in de mail die over jou gaan, of gewoon de hele mail?
Het Franse Hof kiest in een arbeidszaak nu voor dat laatste. In die zaak ging het om een intern onderzoek tegen een werknemer vanwege vermeend plegen van “daden van seksuele of psychische intimidatie”. De werknemer had om inzage in zijn mails gevraagd, om beschuldigingen te kunnen weerleggen als zou hij dergelijke teksten per mail hebben verstuurd.
De werkgever had dit geweigerd omdat “zakelijke e-mails” geen persoonsgegevens zijn. Dat ziet het Hof dus anders:
16. It follows, on the one hand, that emails sent or received by the employee using his professional email account are personal data within the meaning of Article 4 of the GDPR and, on the other hand, that the employee has the right to access these emails, the employer having to provide him with both the metadata (time stamp, recipients, etc.) and their content, unless the elements whose communication is requested are likely to infringe the rights and freedoms of others.
Ik twijfel of dat “professional mail account” er staat om duidelijk te maken dat het óók voor zakelijke mails geldt (dus niet alleen duidelijke privécorrespondentie), of gewoon omdat men die term gebruikte in de procedure.
In ieder geval, het Hof bevestigt hier dat mails die je stuurt of ontvangt integraal tellen als persoonsgegevens. Dus niet de metadata. Ook niet de stukjes met je naam erin. De hele lap.
Dat is wel even heftig, want je kunt dus met dit arrest (de AVG wordt Europabreed hetzelfde uitgelegd) een kopie van je hele mailbox eisen. Daar zitten dan wel weer grenzen aan: je inzagerecht (waar recht op kopie bij hoort) mag “geen afbreuk aan de rechten en vrijheden van anderen” doen.
Als inzage bijvoorbeeld de privacy van een collega zou schenden, of er staan bedrijfsgeheimen in, dan mag de werkgever weigeren deze te verstrekken. De werkgever moet dat natuurlijk desgevraagd wel bewijzen (vergelijk Dun & Bradstreet over handelsgeheimen versus AI-uitleg, ook dat is het inzagerecht). En mails moeten bij voorkeur dan geanonimiseerd worden overlegd in plaats van integraal achtergehouden worden.
Hoe nu hier in de praktijk mee om te gaan? Enerzijds gaat het praktisch al goed: werknemers kunnen haast per definitie al bij hun mailbox, en ze mogen daar dus ook een kopie van maken in het kader van hun inzagerecht.
Die kopie moet wel gemaakt om een concrete inzage te doen met als doel correctie of verificatie van de juistheid van de persoonsgegevens. Dus niet “voor het geval dat neem ik de mailbox mee naar huis” maar “ik hoor net van Guillaume dat ik X gezegd zou hebben, ik bewaar nu de mail met niet-X want dan kan ik dat op het gesprek aankaarten”.
Anderzijds gaat het inzagerecht pas spelen wanneer er een geschil aan de orde is. Dan weet je als werknemer immers welk bewijs je nodig hebt. En juist dan zie je dat je nogal eens buitengesloten bent van de werkmiddelen. Natuurlijk heb je dan nog steeds récht op die mailbox, maar met oneigenlijke vertragingstactieken kan een kwaadwillende werkgever je daar behoorlijk in hinderen – terwijl de arbeidsrechtelijke procedure gewoon doorgaat.
Arnoud
