Een lezer vroeg me:
Bij de organisatie waar ik werk, wordt mijn persoonsgebonden mailbox opgeheven. Ik moet samen met twee collega’s (met dezelfde taken) gaan werken vanuit één functionele mailbox. Mag men dat zomaar beslissen? Hoe zit dat bijvoorbeeld met persoonlijke zaken zoals vakantie-aanvragen?
Hoofdregel bij werk is dat de werkgever bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd en welke middelen je daarbij inzet. Dus als deze je laptop vervangt door een desktop, dan is dat in principe gewoon toegestaan.
Of je mail nodig hebt voor je werk, is in principe ook een inschatting van je werkgever. Als die dan besluit om je mailbox op te heffen, dan is daar niet snel wat aan te doen. Je komt daar alleen aan als je echt je werk niet kunt doen als je niet kunt mailen, en dat is in het algemeen lastig voorstelbaar.
Een functionele mailbox kan een prima middel zijn om het werk te doen, zeker als je met twee of meer mensen hetzelfde werk doet. Denk aan klantenservice of standaard in- of verkoopwerk. Als je als bedrijf kosten moet besparen, dan kan het dus een keuze zijn om individuele mailboxen terug te brengen en mensen naar functionele mailboxen.
Vaak ontstaat er daarbij wel een praktisch probleem. Veel ondersteunende activiteiten vereisen accounts of gaan per mail. Denk aan vakantie-aanvragen of ziekmeldingen, om er twee te noemen. Dat is iets dat in een persoonsgebonden mailbox thuishoort, en niet in een functionele. Als dat middel er niet meer is, dan zal de werkgever een andere oplossing moeten zoeken.
Arnoud
