Een lezer vroeg me:

Sinds de coronacrisis zitten we met z’n allen massaal in videovergaderingen, maar ook werkoverleg en online trainingen (elearning). Het valt me op dat de organisatoren dat vaak opnemen, en ik vroeg me af of dat wel in de haak is? Dat gebeurde bij ‘ouderwetse’ vergaderingen of trainingen ook lang niet altijd, dus echt nodig lijkt het niet. En toestemming wordt zelden gevraagd. Kun je hier je juridisch licht eens over laten schijnen?

Het gebruik van videotools voor overleg, kennisoverdracht en vergaderen is natuurlijk alomtegenwoordig, maar roept ook veel vragen op. Ik denk dat je in het algemeen wel kunt zeggen dat je daaraan moet meedoen, als het onderwerp van het overleg of de meeting sowieso al een verplicht nummer voor je was.

Het is al discutabel of je verplicht kunt worden je camera aan te zetten. Jezelf in beeld brengen is heel wat anders dan alleen maar meeluisteren. Ik zie daar niet meteen het nut van in, tenzij het bijvoorbeeld (in de context van een training) gaat om een oefening of presentatie. Dan wil je vaak ook zien hoe iemand het brengt of het doet, en dan is video dus essentieel.

Het opnemen van een overleg of training kan handig zijn, zeker bij elearning waarbij niet iedereen op hetzelfde tijdstip aanwezig kan of wil zijn. Dan kun je de opname achteraf terugkijken. Ik denk dat dát prima te rechtvaardigen is als een eigen belang (dat van de organisator en/of de deelnemers), mits je maar zorgt dat de opname dan ook echt alleen voor terugkijken wordt ingezet. Niet delen dus met derden, en wissen nadat de cursus is afgelopen.

Bij een vergadering vind ik dit iets minder logisch, is er werkelijk iemand die een vergadering wil terugkijken? Je zou zeggen dat notulen (of liever nog een actielijst) genoeg zijn om de essentie van de vergadering te achterhalen.

Dan heb je nog grapjassen die denken dat je onder de grondslag toestemming werkt, omdat je videoconferencingtool bovenin de uitzending zegt “Door deel te nemen geeft u toestemming voor opname”. (Ja ik kijk naar jou, Microsoft Teams.) Dat heeft natuurlijk nul betekenis die tekst, want dat is niet hoe toestemming onder de AVG werkt. Maar zelfs als er wél rechtsgeldig toestemming is: die kan de deelnemer op ieder moment intrekken, zonder gevolgen en zonder beperkingen (“nee sorry Jaap, je intrekking kan pas als hoofdstuk 3 klaar is”). Nogmaals, wie denkt op toestemming te kunnen varen, die schendt de AVG – of heeft een nieuwsbrief.

Arnoud

Source