Een lezer vroeg me:

Wij zijn een kleine genealogie-vereniging die de geschiedenis van mensen uit onze streek wil vastleggen. Van elk brondocument vragen wij van de aanleverende leden toestemming voor naamsvermelding, bron en eventuele eisen van de bronsite. Nu kan één lid met de volgende tekst die hij te horen had gekregen in Rotterdam:

U mag, na vragen van toestemming, met een digitale camera opnamen maken van archiefstukken. Digitale opnamen zijn uitsluitend toegestaan voor eigen gebruik. Publicatie in welke vorm dan ook is pas toegestaan na toestemming van Archief Rotterdam en/of de auteursrechthebbende van de betreffende stukken. Een goede bronvermelding is verplicht.

Dit doet raar aan. Het gaat toch om openbare stukken? Waarom is toestemming nodig?

Op archiefstukken kunnen auteursrechten rusten, denk aan brieven, manuscripten of tekeningen/foto’s. Dergelijke stukken mag u niet publiceren zonder toestemming van de maker daarvan, tenzij die al meer dan 70 jaar overleden is. (Tijdstip van opname in archief of publicatie brondocument is niet relevant.)

Het maakt niet uit dat bijvoorbeeld een foto legaal in een archief zit, dan nog blijven auteursrechten van kracht en mag u geen kopie daarvan op uw website opnemen.

Het doet raar aan dat het Archief zelf toestemming wil geven, zij hebben geen rechten. In theorie kan het: men kan als huisregel voor bezoekers alles eisen dat men wil. Zo zegt de NS (Prorail) dat je op het station niet mag fotograferen als professional, denk aan bruidsfotografie. Die regel mogen zij stellen omdat de stations hun eigendom zijn, ook al vinden wij de stations openbare ruimte.

Mogelijk is de “toestemming archief” situatie voor kwetsbare documenten? Denk aan flitsen dat originele kan beschadigen, of documenten die bij nader inzien privacygevoelig zijn. Het archief kan dan op dat moment een snelle check doen en dan weigeren vanuit privacyzorgen.

Arnoud

Source