Een lezer vroeg me:

Ons bedrijf werkt als zo velen met zo’n HR portaal. Nu kom ik er net achter dat er vakantiedagen van mij zijn vervallen. Ik had kennelijk zelf in het portaal moeten checken of ik nog dagen open had staan. Geldt dat ook bij zoiets belangrijks als vakantie?

Portalen zijn voor velen ondingen, onder meer omdat je er nooit komt en dan ineens wel en je dan dus moet leren hoe ze werken. Een paar weken terug hadden we nog de wat hoopgevende uitspraak dat je niet kunt verwachten dat je werknemers in hun AFAS berichtenbox kijken of je contract verlengd gaat worden. Dit vanuit het principe van bescherming van de werknemer.

Vanuit datzelfde principe wees het Hof van Justitie alweer in 2018 het Max Planck-arrest over het vervallen of verjaren van wettelijke vakantiedagen. Men bepaalde dat de werkgever

met name gehouden om er concreet en in alle transparantie voor te zorgen dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om zijn jaarlijkse vakantie met behoud van loon op te nemen, en hem er zo nodig formeel toe aan te zetten dat te doen. Daarbij dient hij de werknemer erover te informeren – op precieze wijze en tijdig, zodat die vakantie de betrokkene nog de rust en ontspanning kan bieden waaraan zij wordt geacht bij te dragen – dat hij de vakantie die aan het einde van de referentieperiode of van een toegestane overdrachtsperiode niet is opgenomen, verliest.

Sindsdien spreken we van een “actieve informatieplicht“; je moet werkgevers actief najagen dat vakantiedagen dreigen te vervallen en ze aanzetten om vakantiedagen op te nemen. Je kunt dus niet volstaan met “dit staat in de wet” of “mensen moeten het personeelshandboek gewoon lezen”.

Deze werkgever heeft gekozen voor een HR-portaal, waar je ook vakantie mee kunt aanvragen. Ongetwijfeld staat dus in een van die schermpjes een aanduiding dat vakantiedagen binnenkort vervallen, misschien zelfs met een leuke popup bij het inloggen.

Allereerst weegt zwaar of de werknemer regelmatig op die plek komt. Als dit geïntegreerd zit in een groter systeem (zoals Sharepoint van Microsoft) dat je voor je werk dagelijks gebruikt en je daar berichten in krijgt, dan zie ik dat ergens wel. Idem als het portaal mails stuurt “Let op je vakantie verloopt” en je dan moet inloggen om de details op te zoeken.

Enkel “het staat in het portaal en daar moet je wezen bij alle HR zaken” is niet genoeg. Je kunt niet achterover leunen met de instructie dat men daar periodiek moet kijken. Het is precies andersom: jij als werkgever moet actief periodiek berichten sturen dat er vakantiedagen dreigen te vervallen, en je moet bewijzen dat die berichten verstuurd zijn. Zo niet, dan vervallen de vakantiedagen pas na 5 jaar in plaats van zes maanden.

Arnoud