Een lezer vroeg me:

Ik ontwikkel een website voor een zorgverlener. Daarin zit ook een intake-formulier, waarin cliënten zich aanmelden en daarbij medische gegevens (bijvoorbeeld klachten of voorgeschiedenis) kunnen opgeven. De zorgverlener is een eenmanszaak en wil graag dat de gegevens naar hem gemaild worden vanuit het formulier. Ook moet de cliënt de optie krijgen om een kopie naar zichzelf te laten sturen ter bevestiging. Ik vind dat nogal onveilig, maar de klant staat erop. Hoe moet ik hiermee omgaan juridisch gezien?

De kern van de vraag is of e-mail wel een veilig medium is voor het transporteren van medische persoonsgegevens. De AVG stelt hoge eisen aan de beveiliging, en e-mail is natuurlijk niet inherent voorzien van de hoogste beveiliging. Het kan, maar je moet er wel je best voor doen. Denk aan situaties waarin de mailserver binnen hetzelfde domein draait als de website met het formulier, als die omgeving als geheel veilig is dan is natuurlijk dat mailtje ook beveiligd.

Vaak zie je echter dat men een oplossing inzet die voor ‘gewone’ bevestigingsmails (aanvraag offerte, inschrijving nieuwsbrief et cetera) gebruikt. De inhoud van het formulier wordt in een mailtje geplakt en via een standaardfunctie van je websitesoftware verstuurd. Ik zou dat een risico vinden, en daar dus aandringen op end-to-end encryptie of een gespecialiseerde oplossing. Een simpel alternatief kan zijn dat de medewerker een mailtje krijgt met een link naar de informatie, en dan moet inloggen op de backend van de website om de informatie te zien.

Specifiek bij de kopie naar de klant kan het anders liggen. Je kunt dan zeggen, de zorgvrager verzoekt met dat vinkje zelf om de kopie, en daarmee valt het versturen buiten de verantwoordelijkheid van de zorgaanbieder. Dan is er dus niets aan de hand. Alleen: weet de zorgvrager wel wat zhij vraagt met dat vinkje, of gaat die er vanuit dat de zorgaanbieder het veilig ingeregeld heeft? Dat laatste lijkt mij vrij waarschijnlijk. Bovendien ontkom je niet aan het feit dat de zorgaanbieder toch een en ander doet met die persoonsgegevens – en wel in opdracht, dus als verwerker namens de zorgvrager. En dan blijf je zitten met de beveiligingseisen.

Het lastige is natuurlijk dat e-mail over het algemeen wordt gezien als een handig en snel middel, en dat mensen de risico’s lastig kunnen inschatten. Want laten we wel wezen, de meeste mail infrastructuur is vandaag de dag voorzien van TLS verbindingen en stevige security op de transportservers. Het klassieke scenario dat iemand meeleest met de mail in transport, of een admin van een tussenliggende mailserver even koekeloert in de wachtrij lijkt mij ondertussen wel een beetje achterhaald. Maar met alleen het abstracte verhaal “je moet voorzichtig zijn met mail” kom je er niet als dienstverlener.

Wat is voor jullie het meest aansprekende risico dat je loopt met dit soort systemen?

Arnoud

Source