De Historische Vereniging Oud Leiden (HVOL) is zijn volledige digitale archief kwijt, dat ze in de Microsoft-dienst Sharepoint had ondergebracht. Dat meldde het Leidsch Dagblad onlangs. Het gaat om notulen, contracten en meer. Onduidelijk is wiens fout het is, maar pijnlijk is het wel.
De HVOL “richt zich op de bevordering van de kennis van de geschiedenis van de Nederlandse stad Leiden en omstreken en op de bescherming van het culturele erfgoed” en organiseert daarvoor diverse activiteiten. Daar hoort ook het nodige materiaal bij, dat de vereniging dus in Sharepoint bewaarde.
Gratis, want tot voor kort was dat mogelijk voor bepaalde vereniging en stichtingen. Iets preciezer: je verlenging van uiterlijk 1 juni 2025 was de laatste. En die overgang was waar het misging:
Gewijzigd beleid bij Microsoft leidt ertoe dat iedereen moet betalen voor de dienst. … Microsoft kondigde via de mail een overgangsperiode aan. Data zouden, als de licentie na de gratis periode niet werd omgezet naar een betaalde, nog drie maanden bewaard worden, zodat gebruikers ze nog veilig konden stellen. In werkelijkheid zijn alle data meteen ver-nietigd, zo merkte [HVOL]. “En we hadden echt een enorm mooie structuur van mappen voor alle commissies, voor het bestuur, voor dit, voor dat, voor het archief. Wij dachten dat dit de mooiste back-up was, die je had.”
Een aantal belangrijke zaken, zoals de Beeldbank en de financiële administratie, stonden buiten Sharepoint maar diverse werkgroepen kunnen geheel opnieuw beginnen.
In 2025 heeft MS hier wel het een en ander over gecommuniceerd, maar je moet er wel naar zoeken:
To avoid service disruption or data loss, we strongly recommend transitioning users to Microsoft 365 Business Basic or another eligible Microsoft 365 offer for nonprofits before the Office 365 E1 subscription is cancelled. License transitions must be completed manually in the Microsoft 365 admin center.
Hieruit haal ik dus inderdaad dat op je einddatum alles weggaat, en dat het jouw taak is om tijdig te verhuizen. Maar in het citaat hierboven lijkt HVOL te zijn gemeld dat ze na einddatum nog drie maanden hadden om een data-export te doen. Dat spreekt elkaar tegen, en dat kan een grondslag zijn voor een aansprakelijkheidsstelling.
Alleen: wie exact heeft dat laatste gezegd? Als het bijvoorbeeld de MS partner was die HVOL ict-diensten leverde, dan is het niet gegeven dat je dit MS tegen kunt wrijven.
Heeft MS inderdaad die driemaandentoezegging gedaan, dan is ze aansprakelijk te houden voor het dataverlies. Het lijkt op die bekende zaak uit 2014 van een therapeut die data kwijt was die in KPN Back-up Online gezet was. De kleine letterjes mochten niet baten, omdat er een menselijke fout was gemaakt bij het terugzetten van de backup. Dat zou hier analoog gelden: je zegt iets niet te doen en doet het dan toch, dat kun je met de algemene voorwaarden niet rechtbreien.
Alleen: wat ís de vergoeding? Bij die therapeut ging het om instructievideos en dergelijke. Dan kun je het uurtarief voor de uren van het opnieuw maken daarvan (en kosten van een videograaf etc) nog in redelijkheid opvoeren als schade. Die videos zijn vervangbaar.
Bij een historisch archief ligt dat heel wat moeilijker. Zijn de bronstukken er nog? Kan de HVOL daar opnieuw bij komen en ze digitaliseren? Wat is vernietigd na de eerdere digitalisering en nu dus reddeloos verloren gegaan?
Arnoud
