Een lezer vroeg me:

Ik heb de afgelopen 10 jaar bij 6 werkgevers gewerkt. Graag zou ik een kopie van mijn persoonlijke emailboxen bij deze bedrijven willen. Het gaat hier om outlook pst bestanden. Het gaat dus om een kopie van mijn persoonlijke zakelijke mailbox bij de betreffende ex-werkgevers. Hoe kan ik dat onder de AVG bewerkstelligen?

Volgens de AVG heb je recht op een kopie van je persoonsgegevens (artikel 15). Als je die zelf hebt geupload op basis van toestemming of overeenkomst, dan kun je die kopie zelfs in een machine-leesbaar formaat verlangen (artikel 20). Dat laatste zal hier niet spelen, een mailbox voldoet niet aan die criteria. Maar een printout van de mails zou in principe tot de mogelijkheden behoren. Als ze er nog zijn.

De eerste vraag is dus altijd of je ex-werkgever die bestanden nog heeft. Er is geen bewaarplicht voor dergelijke mailberichten (of mailboxen), dus het staat ze vrij die weg te gooien na einde dienstverband. Wat er niet is, kun je ook niet opvragen en je kunt op dat gemis geen schadeclaim baseren.

Zijn ze er wel, dan heb je dus in beginsel recht op een kopie. Een mail van of aan jou bevat immers jouw persoonsgegevens, al is het maar je naam of e-mailadres. Maar ook zaken als wat er aan je werd gevraagd of wat je antwoord was, zijn te zien als persoonsgegevens. Dat begrip is immers veel breder dan enkel de administratrivia over jou.

Ik zeg “in beginsel”, want lid 4 van artikel 15 zegt enigszins cryptisch:

3. Het in lid 3 bedoelde recht om een kopie te verkrijgen, doet geen afbreuk aan de rechten en vrijheden van anderen.

De strekking van dit lid 4 is dat jouw inzageverzoek geen rechten van anderen mag schenden, zoals hun privacy (denk aan de collega met wie je mailt) of intellectuele rechten zoals bedrijfsgeheimen of auteursrechten. Echter, dat betekent niet dat men eenvoudigweg “ja ho privacy van collega’s” of “oh noes bedrijfsgeheim” mag zeggen en dan inzage weigeren. Overweging 63 bij de AVG eist dat er een belangenafweging plaatsvindt met een poging ergens een middenweg te vinden.

Wat die middenweg moet zijn bij je zakelijke mailbox, dat weet ik zo net nog niet. Het praktische probleem dat ik zie, is vooral dat die mailbox zelden zo gestructureerd is dat je de persoonlijke mails eruit kunt lichten. De hele pst mailbox afgeven voelt als te veel voor het verzoek, en eisen dat de werkgever maar even door de mailbox heengaat om de relevante dingen te vinden, is ook weer disproportioneel. Maar “dat is heel veel werk” is dan weer geen argument onder de AVG (artikel 12 lid 5). Alleen als het echt buitensporig veel werk is, mag je weigeren.

Ik denk dat voor mij de hoofdvraag zou zijn om wat voor mails het dan precies gaat. Als je bedoelt “alle mails die vanaf mijn voornaam punt achternaam at bedrijfsnaam punt extensie zijn verzonden en ontvangen”, dan zou ik daar toch die bedrijfsgeheim-uitzondering tegenaan gooien. Dergelijke mails zijn primair zakelijk en dus bedrijfsvertrouwelijk. De meer persoonsgebonden mails (zeg, je correspondentie met de bedrijfsvertrouwenspersoon, de kattenbelletjes met je partner, de naar kantoor gemailde vakantiefoto’s om in kleur te printen) kan ik moeilijk als zakelijk vertrouwelijk zien, maar die uit een grote mailbox vissen zonder verder enige structuur zou ik wel buitensporig vinden.

Samenvattend denk ik dat een ex-werkgever dit dus mag weigeren. Tenzij je altijd heel braaf je privémails in een apart mapje hebt gestopt en het verzoek beperkt tot dat mapje (dat je dus bij naam noemt, met uitleg van de criteria van wat daar in ging). Alleen: dat mapje hoorde op de dag na einde dienstverband te zijn gewist, want er was nooit enige reden om dit te bewaren. Dus netto krijg je dan nog steeds niets, volgens mij.

Arnoud

Source