podium

door: René de Jong

Toegegeven, in het verleden is er stevig bezuinigd op informatiebeheer binnen de overheid. Maar met de toegenomen aandacht voor de informatiehuishouding liggen er voor ons informatieprofessionals kansen. Die moeten we benutten! Hoe? Door ons op te stellen als volwassen partner van de organisatie en als de experts die we zijn.

Als informatieprofessionals zijn wij een belangrijke schakel in het democratisch proces. Informatie is immers de smeerolie van de democratie. Het is de grondstof waarmee ambtenaren en overheidsorganisaties hun werk doen, waardoor zij überhaupt kunnen functioneren. Een goede informatiehuishouding maakt het organisaties mogelijk om mooi en waardevol werk te doen voor de maatschappij. Logisch dus dat die informatiehuishouding op orde moet zijn.

Toeslagenaffaire leidt tot actieplan

Mede door de kinderopvangtoeslagaffaire staat de openbaarheid van overheidsinformatie nu volop in de aandacht van publiek, politiek, bestuurders en media. Als gevolg ligt er een actieplan ‘Open op Orde’ klaar, waarin staat dat de komende jaren fors wordt geïnvesteerd in informatieprofessionals, betere IT-systemen en een betere organisatie van het informatiebeheer. Met als doel om samen de informatiehuishouding op orde te krijgen, zodat overheidsorganisaties beter hun werk kunnen doen.

Meer mensen, meer kennis en betere systemen alleen zijn niet voldoende.

Maar meer mensen, meer kennis en betere systemen alleen zijn niet voldoende. In mijn optiek is er van ons informatieprofessionals ook een nieuwe houding nodig: het is tijd dat wij ons opstellen als volwassen partner van de organisatie en als de experts die we zijn. Wij zijn immers van A tot Z betrokken bij de inrichting van systemen en processen en daardoor medeverantwoordelijk voor de beoogde verbeteringen. De huidige tijd is hét moment om positief vooruit te kijken en daarbij ook onze eigen rol kritisch onder de loep te nemen. Hoe? Daar geef ik graag mijn visie op.

1. Reflecteer kritisch op je eigen aandeel

Het is een feit: we voldoen nog niet aan de archiefeisen en hebben de achterstanden in de informatiehuishouding nog niet weggewerkt. De ‘schuld’ daarvan kunnen we afschuiven op de bezuinigingen, maar we waren er al die jaren zelf bij. Nu er een algemeen actieplan ligt, is dit een goed moment om bij het maken van onze eigen verbeterplannen zelfreflectie toe te passen en te kijken naar ons eigen aandeel. Wat speelde bij jou als persoon, binnen je afdeling en binnen je organisatie een rol bij het ontstaan van deze situatie? Wat kunnen jij en je collega’s nu anders doen om het informatiebeheer structureel te verbeteren?

2. Stel je dienend op en luister

Een goede informatiehuishouding is geen doel op zich, maar een middel om te zorgen dat een organisatie beter zijn werk kan doen. Ons vak is dus een dienende discipline. Een meer dienende houding krijgen we door actief verbinding te zoeken met de organisatie, heel goed te luisteren naar wat voor hen belangrijk is en ze de juiste vragen te stellen. Als je begrijpt waar de organisatie in haar werk tegenaan loopt en weet wat de échte behoefte is, kun je vanuit je expertise gericht meedenken over de beste oplossing. Zo stellen we niet de doelen en argumenten van ons eigen vakgebied centraal, maar laten we ons vakgebied informatiemanagement het werk van de organisatie ondersteunen.

3. Toon lef

Je dienend opstellen is iets anders is dan ‘u vraagt, wij draaien’. Overheidsorganisaties roepen onze hulp in, omdat wij specialisten zijn op het gebied van informatiemanagement en het verbeteren van de informatiehuishouding. Heb de moed om de organisatie meer vanuit die expertrol te adviseren. Durf wat steviger op de rem te trappen als je vanuit je expertise constateert dat een proces te snel of niet goed loopt. Durf tegen te spreken wanneer je vindt dat dat nodig is. Neem de moeite om de organisatie te overtuigen van wat er volgens jou moet gebeuren. Ben je nog jong? Laat je dan niet tegenhouden door je leeftijd, maar vertrouw op je kennis, professionaliteit en eigen kunnen. De organisatie mag van jou verwachten dat je levert, dus durf die expert te zijn.

Hoe kan het dat op het thema ‘actieve openbaarmaking’ bijna nooit met eindgebruikers wordt gepraat?

4. Spreek de taal van de organisatie

Het helpt enorm als je daarbij ‘de taal’ van de organisatie spreekt. Dit betekent dat je je verplaatst in de ander en niet redeneert vanuit je eigen vakgebied. Probeer te begrijpen in welk veld je je beweegt en benader je gesprekspartner op een manier die bij hem past. Zeg bijvoorbeeld niet dat je die informatie zó moet vastleggen omdat dat in de Archiefwet staat, maar leg uit waarom die werkwijze voor de afdeling of organisatie belangrijk is, wat zij eraan hebben. Zonder alle achtergronden te kennen, moeten zij er vanuit kunnen gaan dat jij met jouw kennis de zaken aan de voorkant goed regelt. Zo ben jij dienend aan die organisatie en kunnen zij op een prettige manier hun werk doen.

5. Maak het de (interne) eindgebruiker gemakkelijk

Als jij je voorraadkast hebt opgeruimd en gestructureerd hebt ingedeeld, kom je sneller terug met het pak houdbare melk met de kortste houdbaarheidsdatum. Als de informatiehuishouding van een organisatie goed is ingericht, kan die organisatie gemakkelijker aan een informatieverzoek voldoen. Aangezien jij betrokken bent bij hoe systemen en processen worden ingericht: zorg dat een goede omgang met de informatie straks eenvoudig uitvoerbaar is. Je maakt het de eindgebruiker van de informatie gemakkelijk door de systemen en processen al bij de inrichting (‘by design’) gebruikersvriendelijk te maken.

6. Betrek de (externe) eindgebruiker in het proces

Informatiemanagement helpt overheidsorganisaties om de samenleving te bedienen. Maar als de dossiers op orde zijn, is er nog niet als vanzelf een goede verbinding met de inwoners en wordt de Tweede Kamer niet automatisch beter geïnformeerd. Hoe kan het dan dat op het thema ‘actieve openbaarmaking’ bijna nooit met eindgebruikers wordt gepraat? Als je al aan de voorkant in gesprek gaat met de mensen die de openbaar gemaakte informatie uiteindelijk gebruiken, geef je invulling aan het doel van de wet, in plaats van dat je voor rood stopt omdat dit in de regels staat.

Heb jij het lef om de eindgebruiker van open overheidsinformatie al vooraan in het proces te betrekken? Om georganiseerd in gesprek te gaan met onderzoeksjournalisten, maatschappelijke partners en inwoners? Zet eens een focusgroep op met mensen die veel informatie van jouw ministerie of organisatie gebruiken. Neem contact op met de communicatie afdeling om gesprekken met journalisten of mensen die veel Wob verzoeken versturen te organiseren, voordat je systemen gaat inrichten. Wat vinden zij belangrijk of vervelend aan de manier waarop nu informatie openbaar wordt gemaakt? Naar welke informatie zijn zij op zoek?

7. Houd rekening met individuele situaties

Verbinding maken met de samenleving betekent ook dat er aandacht mogelijk moet zijn voor individuele gevallen. Kijk naar de toeslagenaffaire: zoals zo vaak waren de systemen ingericht op bulkverwerking. Medewerkers hadden hierdoor weinig ruimte voor uitzonderingen of grensgevallen. Als informatieprofessional ben je betrokken bij de inrichting van die systemen. Je hebt dus invloed op de manier waarop een proces in de praktijk verloopt en kunt zorgen dat er meer ruimte is voor de menselijke maat. Denk jij al bij de inrichting van systemen en processen na over de uitwerking? Zo kun je helpen voorkomen dat mensen door verkeerde of onvolledige informatie in drama’s terechtkomen, zoals de toeslagenaffaire.

Aan de slag!

De conclusie is simpel: we moeten aan de slag. Niet in het verleden blijven hangen, maar dit moment van aandacht voor informatiebeheer benutten met zelfreflectie en door onze expertise en betrokkenheid te tonen. Hup, de schouders eronder en doen waarvoor we zijn opgeleid: de informatiehuishouding structureel op orde brengen en de mensen helpen die aan Nederland werken. Met de juiste instelling en de hulp van actieplan Open op Orde kunnen we maatschappelijk een verschil maken en met onze dienstverlening nog meer bijdragen aan het verbeteren van de Nederlandse democratie.

René de Jong is dienstenportfoliomanager en projectleider bij BECIS|DIOR en werkt op dit moment bij het ministerie van Binnenlandse Zaken als projectleider Openbaarmaking.

Source