Een lezer vroeg me:
Ik rij zo’n 1500 zakelijke kilometers per week en krijg daar van mijn werkgever ook netjes een kilometervergoeding voor. Nu wil mijn werkgever dat ik een gps-tracker in mijn eigen auto laat plaatsen, net als de collega’s maar die hebben een leaseauto. Het argument van mijn werkgever is dat het plaatsen van een tracker noodzakelijk is voor de controle van de belastingdienst. Klopt dat?
De vraagsteller en zijn collega’s hebben beiden een kilometerregistratie, maar voor twee verschillende doelen. Bij de leaseauto is de registratie nodig voor de bijtelling, bij de vraagsteller gaat het om bewijs van de zakelijke kilometers zodat de vergoeding kan worden gecontroleerd.
In beide gevallen kan de belastingdienst natuurlijk bewijs verlangen van de gereden kilometers. In het Handboek Loonheffingen zegt men hier over “Om de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer aannemelijk te kunnen maken, is het verstandig om per reis de gevolgde route en het bezochte adres te noteren.”
Verstandig dus, geen keiharde plicht. Een GPS-tracker die de betreffende kilometers noteert, is daarbinnen dan een praktische oplossing. Uiteraard binnen de grenzen van de AVG, bijvoorbeeld doordat de werknemer op een knop drukt bij het wegrijden en bij einde rit de logging uitzet, waarna het systeem datum + aantal kilometers vastlegt (maar niet van waar naar waar).
Een dergelijke constructie kun je als werkgever verplichten als voorwaarde voor de kilometervergoeding. De AVG-maatregelen maken de privacyrisico’s minimaal, en je hóeft geen vergoeding te geven. Als dit al jaren wel wordt gedaan en nu komt die tracker uit de lucht vallen, dan wordt het een ander verhaal. Dan kun je pas zo’n eis leggen als blijkt dat de werknemer de klassieke registratie niet op orde had.
Arnoud
