Interessante bij Security.nl:
In het kader van een opdracht bij een klant ben ik aan het uitzoeken of het, met het hoog op de privacywetgeving, toegestaan is om de werk mailboxen van medewerkers die uit dienst zijn door te gaan. Dit wil het bedrijf graag omdat communicatie en werk vaak verloren gaan op het moment een medewerker uit dienst gaat. Ik vraag me af of dit toegestaan is als van tevoren toestemming wordt gevraagd aan de werknemers.
Om maar met dat laatste te beginnen: als je toestemming vraagt aan werknemers, dan doe je het verkeerd. Toestemming vraag je voor nieuwsbrieven, voor de rest heb je een andere grondslag nodig.
Hier is de grondslag het belang van de werkgever om het werk door te laten gaan. Je wilt immers niet dat klanten boos worden (of prospects afhaken) omdat er geen reactie komt op hun mail. En dat is niet te voorkomen door op de laatste dag een out-of-office met generieke “bel mijn collega Jantien” tekst op te nemen. Soms moet je mails terughalen of doorsturen.
Vanuit dat belang mag het dus in principe, die mailbox in. Maar je moet wel rekening houden met de privacy van de werknemer, want óók bij het werk geldt die en ook na uitdiensttreding. Je mag dus niet botweg alle mails doorzetten naar een collega (als dat al verstandig zou zijn), want er kunnen privéberichten tussen zitten.
In de comments wordt verwezen naar communicatie met de arbo-arts, dat lijkt me wat onwaarschijnlijk maar discussie met de manager over salarisverhoging of vervelende akkefietjes met collega’s zouden er zeker tussen kunnen zitten. En het is niet de bedoeling dat een ander die gaat lezen.
De gebruikelijke aanpak is dan ook dat je gericht zoekt, “klant De Vries zegt op 3 maart akkoord te hebben gegeven aan Ten Brink, waar is die mail” bijvoorbeeld. Of “in het dossier van MedTech ontbreken berichten over de SLA, hopelijk zitten die nog in de mailbox van Wim”. Je weet wat je zoekt en hoe je dat gaat localiseren.
Natuurlijk zóu je dan een mail van Ten Brink aan zijn manager kunnen vinden waarin die klaagt over een opdringerige De Vries, maar dat lijkt me dan te uitzonderlijk om de hoofdregel voor opzij te zetten. Het kan wel goed zijn om vanwege de grijze gevallen de mailbox met twee mensen door te nemen.
Een goede tip blijf ik vinden dat je de werknemer bij uitdiensttreding vraagt de mailbox op te schonen. Je kunt dat vragen in het exitgesprek, of op de laatste werkdag ’s ochtends nog even als reminder sturen. Dat is geen vrijbrief om dan om 17:01 te zeggen “en nú mogen we alles lezen”, maar wel een praktische tip om de risico’s te beperken.
Arnoud
