Beeld: PinkRoccade
1. Ieder proces is potentieel voor optimalisatie
Gemeenten die werken met iBurgerzaken hebben in het ideale geval goed inzicht in de cijfers die gaan over het gebruik van de applicaties binnen de software. Zowel voor de groene als de ‘normale’ processen. Wat daarin niet zichtbaar is en niet getoond kan worden is de winst die behaald kan worden door een efficiënte inrichting van de werkprocessen. Welke stappen worden er bijvoorbeeld gezet die niet nodig zijn omdat deze gedekt zijn binnen de werking van de applicatie van iBurgerzaken? En welke stappen kunnen misschien sneller of eenvoudiger om de kwaliteit van gegevens in de applicatie te verhogen?
Mathijs ontdekte tijdens een bezoek aan gemeente De Ronde Venen dat de werkwijze rondom verhuizingen op een manier werd uitgevoerd die zijns inziens te veel tijd in beslag nam. Hij opperde het idee om dit proces aan te grijpen tijdens een van de consultantdagen die deze gemeente afneemt via het dienstverleningspakket Samen Verder.
2. Gesteld doel direct bereikt door korte lijnen
Samen met de gemeente stelde Mathijs als doel het werkproces rondom verhuizingen te voorzien van een verbeteringsslag. Om dit voor elkaar te krijgen zijn diverse betrokkenen bij elkaar gebracht zodat alle kennis tegelijk aanwezig was.
Matthijs van der Wielen, consultant PinkRoccade Publiekszaken:
‘Het gebruik van Engage Process was voor mij een echte eye opener. We hebben de werkwijze rondom de groene verhuizing echt kunnen verbeteren. Door het proces stap voor stap door te nemen optimaliseer je eenvoudig en direct verschillende acties. Een must have om samen met medewerkers een proces door te spreken en inzicht te verkrijgen in verbeteringen!’
Het (groene) proces is doorgenomen vanaf stap 1. Alles is doorgelopen, zowel de manier van werken als de mogelijkheden die iBurgerzaken biedt vanuit de applicatie iVerblijf & Adres. Samen is er gezorgd voor inzicht in het proces en zijn er belangrijke verbeterpunten gesignaleerd. Hierdoor werden verschillende aanpakken zichtbaar en kwamen er suggesties op tafel voor de aangepaste inrichting van het proces. In de Viewer App van Engage Process is nu zichtbaar hoe de processen eruitzien en is tevens aangetekend welke mutaties zijn uitgevoerd ten opzichte van de ‘oude’ werkwijze. De Viewer App is beschikbaar voor de gemeente ter toetsing en als geheugensteuntje.
Pascal van der Waa, consultant van Engage Process:
‘Onze procesmodelleerapplicatie, de Modeler, is eigenlijk een communicatiemiddel. Het stelt je in staat om snel en eenvoudig de huidige manier van werken in beeld te brengen. Je ziet direct waar verbetermogelijkheden en/of afwijkende afhandelingen van aanvragen zitten.’
Pascal vult aan: “Onze procesmodelleerapplicatie, de Modeler, is eigenlijk een communicatiemiddel. Het stelt je in staat om snel en eenvoudig de huidige manier van werken in beeld te brengen, waarbij onmiddellijk inzicht wordt verkregen waar verbetermogelijkheden en/of afwijkende afhandelingen van aanvragen, zitten.” Zo kwamen we erachter dat zelfs ‘groene verhuizingen’ toch nog werden gecontroleerd op punten die door de applicatie al waren gecontroleerd. Deze stap is direct geschrapt in het proces. Daarnaast bleek dat de afhandeling van verhuizingen die niet digitaal worden doorgegeven erg veel tijd in beslag neemt als gevolg van veel handmatige stappen. Dit leert ons dat we moeten kijken hoe we IT écht voor ons kunnen laten werken en dat eventuele aanwezige routes die (voor een deel) buiten de systemen omgaan ook aandacht verdienen en vragen.”
3. Interessant voor iedere gemeente
Ook voor gemeenten met hoge zelfservice percentages is het goed om processen te optimaliseren. Gaan de processen wel zo efficiënt mogelijk en wordt de mogelijke winst vanuit de applicatie daadwerkelijk behaald?
Met ons dienstverleningspakket Samen Verder maken we een gezamenlijke optimalisatiereis door de wereld van iBurgerzaken. We bieden een uitgebreid aanbod aan dienstverleningsproducten, waaronder consultanturen/-dagen. Hiermee kun je als gemeente een versnelde aanpak realiseren om jouw doelen te behalen en te komen tot tevreden medewerkers en burgers.
Hans van Leeuwen, Functioneel beheerder KCC bij gemeente De Ronde Venen:
‘Er is doorgaans weinig aandacht om werkprocessen helder in kaart te brengen en bij te stellen. Het ontbreekt simpelweg aan tijd, kennis en middelen. Door de ondersteuning van PinkRoccade binnen het Samen Verder dienstverleningspakket in samenwerking met Engage Process is dat nu prima gelukt voor ons werkproces verhuizingen. Dit heeft o.a. geleid tot bewustwording en draagvlak voor procesoptimalisaties binnen het team Burgerzaken.’
Publiekszaken
Oplossingen die innovatieve selfservicefunctionaliteit bieden waarmee burgers en ketenpartners zelf het werk kunnen doen, 7×24 uur en overal bereikbaar zijn. PinkRoccade Publiekszaken ondersteunt gemeenten bij de transformatie naar de dienstverlening van de toekomst.
