Beeld: Shutterstock
Sinds de toeslagenaffaire staan transparantie en informatiehuishouding hoog op de politiek-bestuurlijke agenda. Het onderwerp informatiehuishouding leeft. Niet alleen binnen het Rijk, maar ook in de maatschappij, doordat er vanuit de media veel aandacht is voor dit thema. Het feit dat erover gepraat wordt en dat men ermee aan de slag wil, is heel positief: Met het Actieplan Open op Orde worden er miljarden geïnvesteerd in een transparante overheid die haar informatie op orde heeft. Al met al is het voor informatieprofessionals nu de tijd om het verschil te gaan maken. Door informatie zo in te richten dat het mensen ondersteunt in hun werk om Nederland mooier te maken. Om mij heen zie ik dat er keihard wordt gewerkt om de Open op Orde operatie tot een groot succes te maken. Volle kracht vooruit!
En toch maak ik me zorgen
Ondanks alle investeringen en de start van geweldige initiatieven, projecten en programma’s, maak ik me zorgen. De eerste prioriteiten worden al doorgevoerd: denk aan het openbaar maken van de nota’s, emailarchivering, berichtenapps en webarchivering. Echter, in de drang om een vliegende start te maken met het Actieplan en de eerste resultaten te boeken, denk ik dat we een stuk visie vergeten. We vergeten om stil te staan bij de vraag of wat we doen wel het juiste is. Doordat de wereld constant verandert komen er veel ontwikkelingen op ons af. In onze maatschappij, op de overheid en zeker ook in het werkveld van informatiebeheer. Daardoor is het van belang dat we nadenken over hoe het werk van de overheid er in de toekomst uitziet. En hoe informatie in de toekomst het werk van de overheid optimaal kan blijven ondersteunen. Hoe sluiten de informatieprocessen- en systemen daar duurzaam op aan? Welke governance en welk beheer is daarvoor nodig en hoe richt je dat in?
Als we onze informatiehuishouding nu niet toekomstbestendig inrichten, lopen we straks over vijf á tien jaar tegen hetzelfde probleem aan.
In het geweld van Open op Orde rennen we van de ene prioritaire maatregel naar de andere. Maar wat als we tijdens deze race ook eens de tijd nemen om de waan van de dag los te laten? Om te reflecteren of we niet alleen de huidige, maar ook de toekomstige problemen oplossen? Dan kunnen we een beeld vormen van hoe we de toekomst van overheidsinformatie voor ons zien. Vervolgens kunnen we in alles wat we nu doen, die toekomstvisie meenemen. We kunnen informatie dan zo inrichten dat het in de toekomst ook mooi werk kan ondersteunen.
Onvoldoende tijd voor toekomstvisie
Dat hier nu onvoldoende tijd voor is, is begrijpelijk want er is maar een relatief kleine groep mensen die werkt aan Open op Orde. In Open op Orde werd al geconstateerd dat de overheid te weinig informatieprofessionals heeft, zij hebben hun handen vol aan het dagelijks werk. Voor stilstaan en reflecteren lijkt onvoldoende tijd. Daarnaast bestaat de groep uit te weinig informatieprofessionals die acteren op strategisch niveau. Dit is het gevolg van jarenlange bezuinigingen binnen de overheid. Met als resultaat een beperkte groep informatieprofessionals die uit alle macht invulling geeft aan wat er op korte termijn echt moet gebeuren. Er lijkt voor hen geen moment te zijn om even stil te staan. Daar bovenop komt dan ook nog de maatschappelijke en politiek-bestuurlijke aandacht, gecombineerd met een governance die met name lijkt te sturen op korte termijn maatregelen. Van de bekende PDCA-cyclus zetten we wel de stappen Do en Check, maar niet zoveel Plan en Act. Hierdoor lijkt het alsof we in een soort ‘rat race’ zitten waar informatiehuishouding snel moet worden verbeterd, door korte termijn oplossingen. Liever gisteren dan vandaag.
Risico’s
Het is een risico als we in deze fase geen toekomstvisie meenemen. In het verleden gebeurde dat namelijk ook tijdens bezuinigingen op de i-functie. Die bezuinigingen zorgen er nu voor dat er een structuur is waarin drama’s als de toeslagenaffaire kunnen ontstaan. Als we onze informatiehuishouding nu niet toekomstbestendig inrichten, lopen we straks over vijf á tien jaar tegen hetzelfde probleem aan. Dan lopen we het risico dat we weer een situatie hebben gecreëerd die niet past bij het werk van een moderne organisatie. Mijn advies is om daarom juist nu af en toe een stap terug te nemen en na te denken over hoe de overheid en haar werkprocessen er over tien jaar uit zien. Daardoor kunnen we tijdig inspelen op ontwikkelingen rondom overheidsinformatie. Blijf daarnaast constant de huidige projecten en acties koppelen aan die toekomstvisie. Doe dit door jezelf de vraag te stellen: zorgt dat wat we nu doen ervoor dat we ook in de toekomst mooi werk kunnen leveren?
Tot slot zou het mooi zijn als die toekomstvisie iets wordt van de gehele organisatie en de maatschappij. Betrek de interne organisatie middels een inclusief proces, ieder vanuit zijn eigen expertise. Betrek daarnaast ook de buitenwereld. Wat verwachten zij nu en in de toekomst van de overheid? Alleen samen kom je tot een gedragen visie, die nu al bouwstenen biedt voor de uitvoering van Open op Orde. We moeten het dus over de toekomst hebben! Hoe die toekomst eruit zou moeten zien? Daarover ga ik graag met je in gesprek.
Wil je meedenken en meepraten? Laat een bericht achter onder dit artikel
René de Jong is dienstenportfoliomanager en projectleider bij BECIS|DIOR en werkt op dit moment bij het ministerie van Binnenlandse Zaken als projectleider Openbaarmaking.
