Lifehack: Zo verstuur je veilig een vertrouwelijke e-mail

Heb je een tekst waarvan je liever niet hebt dan anderen hem lezen, een foto die niet voor ieders ogen bestemd is of een bestand dat eigenlijk niet doorgestuurd mag worden? Veel e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid om je e-mail vertrouwelijk te versturen, zodat niet zomaar iedereen erbij kan.

In Gmail pas je de vertrouwelijkheid van een bericht aan in het venster van je nieuwe e-mail. Op je desktop zie je onderaan een aantal iconen, naast de knop ‘Verzenden’. Met het icoontje van een slotje met een klok kun je een vertrouwelijke mail sturen. In je mobiele app tik je tijdens het opstellen van de mail op de drie puntjes rechts bovenin en selecteer je ‘Vertrouwelijke modus’.

Ontvangers kunnen deze mail nu niet aan anderen doorsturen. Ook kan de inhoud van het bericht niet worden gekopieerd en zijn de bijlagen niet te downloaden. Daarnaast kun je een vervaldatum instellen: als die verlopen is, kan de e-mail helemaal niet meer geopend worden.

Wil je het nog veiliger aanpakken en zeker weten dat alleen de ontvanger de mail opent, dan kun je een toegangscode gebruiken. Als je deze optie inschakelt, krijgt de ontvanger een sms met een speciale code. Alleen daarmee kan de mail worden geopend.

Heb je toch spijt van je bericht, dan kun je de toegang ook intrekken, nog voordat de vervaldatum is verlopen. Zoek de betreffende mail op tussen je verzonden berichten en open die. Vervolgens kun je onderaan het scherm kiezen voor ‘Toegang intrekken’.

In Outlook kun je ook vertrouwelijkheid instellen, maar die heeft veel minder effect. Tijdens het opstellen van de mail klik je op ‘Bestand’ en dan ‘Eigenschappen’. Bij ‘Gevoeligheid’ kun je nu kiezen uit normaal, persoonlijk, privé of vertrouwelijk.

Hiermee wordt een label toegevoegd aan het bericht, zodat de ontvanger kan zien wat je bedoeling is. Maar het verandert niks aan wat diegene ermee kan doen.

Outlook kent wel meer opties voor versleuteld verzenden, maar die moet de beheerder van je e-mailserver dan hebben ingeschakeld. De kans is natuurlijk aanwezig dat jouw bedrijf dat heeft geregeld.

In de e-mail die je schrijft, zie je dan de optie ‘Machtiging’ of ‘Versleutelen’. Hierbij heb je meerdere opties, bijvoorbeeld om het onmogelijk te maken om de e-mail door te sturen. Of om het bericht versleuteld te verzenden, zodat alleen mensen die jou kennen het kunnen openen.

Pas ondanks deze tips alsnog op met wat je e-mailt, want helemaal beschermd ben je nooit. Zelfs als de ontvanger je bericht niet kan doorsturen of kopiëren.

Iemand kan bijvoorbeeld een ander op zijn scherm laten meekijken, of screenshots van het scherm maken om de inhoud alsnog te delen. Stuur echt gevoelig materiaal dus alleen naar mensen die je vertrouwt.