Virtueel IBM-evenement: slimmere verwerking van documenten in de overheidssector
Wanneer het over data- en informatiebeheer gaat, wordt de overheidssector geconfronteerd met een combinatie van problemen:
• Digitaal informatiebeheer
Digitaal informatiebeheer heeft betrekking op de opslag, het beheer, de beschikbaarheid en de toegankelijkheid van een brede waaier gegevens binnen een organisatie, ook in de overheidssector. Deze gegevens kunnen vele vormen aannemen: van brieven en e-mails over wetgevingsdocumenten tot foto’s, video’s en illustraties. Voor de dagelijkse bedrijfsvoering is de beschikbaarheid en toegankelijkheid van deze data van vitaal belang. Een combinatie van automatisering en AI zorgt ervoor dat dit
• Relevantie van informatie
Nadat verschillende datavormen zijn geïdentificeerd, gaat het over relevantie. Zijn deze data relevant voor u? Voor uw burgers? Voor uw collega’s? Voor uw politieke rivalen? Nu burgers, journalisten en andere politici verwachten dat data in toenemende mate worden opgeslagen en doorzoekbaar zijn, is wat moet worden gearchiveerd of weggegooid een politieke beslissing. Naast de relevantie van data moet de overheidssector ook nagaan hoe lang die data moeten worden bewaard voordat ze niet meer relevant zijn of mogelijk in strijd zijn met de wetgeving inzake gegevensbescherming.
• Beschikbaarheid van bestaande informatie in een digitaal formaat
Digitalisering van oudere databronnen kan tijd vergen en bij sommige overheidsdiensten is de digitalisering al verder gevorderd dan bij andere. Dit betekent dat het opvragen van informatie bij sommige overheidsdiensten vlot en snel verloopt, waarbij het verzoek om gegevens in het systeem wordt ingevoerd en de geautomatiseerde systemen ervoor zorgen dat alle relevante resultaten snel verschijnen. Maar andere overheidsdiensten moeten de benodigde gegevens nog altijd handmatig opzoeken en verzamelen, wat meer tijd vergt en een groter risico inhoudt dat er relevante gegevens ontbreken.
• Recht op informatie
De wetgeving inzake het recht op informatie in de Benelux geeft burgers en journalisten de mogelijkheid om van verkozen ambtenaren en lokale overheden te eisen dat ze verantwoording afleggen. Dit betekent dat overheidsambtenaren op informatieverzoeken meteen een volledig, passend en relevant antwoord moeten geven. Zijn de data gedigitaliseerd en opgeslagen met behulp van een slimmere oplossing voor gegevensverwerking met AI en automatisering, dan is dit vrij eenvoudig. Zijn de data niet gedigitaliseerd of ongeordend opgeslagen, dan kan dat voor alle betrokkenen heel tijdrovend zijn.
• Databeveiliging
De dreiging van hacking en datalekken mag niet worden onderschat, omdat dit kan leiden tot een blokkering van de toegang tot de gegevens, diefstal van informatie en verlies van vertrouwen bij de burger. Beveiliging vormt een integraal onderdeel van elk data- en informatiebeheersysteem.
• De impact van COVID
COVID-19 heeft onmiskenbaar een impact op ons allemaal. De bezorgdheid over onze gezondheid heeft de verschuiving naar digitale contacten tussen burgers en de overheid versneld. Burgers voelen zich namelijk meer op hun gemak om vragen te stellen, toegang tot gegevens te krijgen en processen digitaal te starten in plaats van dat te doen via face to face afspraken. Hierdoor is de druk op de overheid toegenomen om digitale diensten aan te bieden die worden ondersteund door hun capaciteiten op het gebied van data- en informatieverwerking.
De komst van chatbots heeft wel geholpen om die druk deels weg te nemen. Chatbots zorgen voor slimmere en efficiëntere contacten met burgers en hangen niet vast aan werktijden of de beschikbaarheid van opgeleide en ervaren personeelsleden.
Virtueel IBM-evenement: slimmere verwerking van documenten in de overheidssector
Zoals gezegd kunnen automatisering en AI worden ingezet om te zorgen voor een slimmere gegevensverwerking voor de overheidssector. Ze zijn bovendien van essentieel belang voor overheidsinstanties die een moderne en veilige infrastructuur willen ontwikkelen waarmee ze zichzelf digitaal kunnen heruitvinden, zich kunnen uitrusten voor hun toekomstige personeelsleden en burgers een betere ervaring kunnen aanbieden.
Ontdek hoe IBM u kan helpen met slimmere documentverwerking op het komende virtuele Benelux-evenement van de IBM Data and AI Academy. Dit exclusieve evenement brengt deskundigen uit de sector en dataspecialisten uit de overheidssector samen voor virtuele discussies, keynote-gesprekken en leergroepen.
Klik op de link voor meer informatie.
Auteurs
• Rob Nijman, Client Relationship Executive Overheid, Netherands
• Joan van Loon, Enterprise Business Unit Leader Public, Life Sciences, Telco & Utilities, Belux
• Peter den Haan, Technical Sales leader, Data, AI and Security, Netherlands
